Administrasi Tata Arsip dan Kesuratan

Administrasi Tata Arsip dan Kesuratan

 a. Macam-macam Surat dan Pengertiannya
Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, adalah sebagai berikut.
1) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
2) Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.
3) Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan.
4) Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.
5) Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
6) Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.
7) Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
8) Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.


9) Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
10) Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
11) Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
12) Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum.
13) Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
14) Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
15) Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
16) Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
17) Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
18) Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat.
19) Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.

b. Menyusun Surat.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:
Syarat Surat
1) Objektif
2) Sistematis
3) Singkat, tidak bertele-tele
4) Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
5) Lengkap isinya
6) Sopan
7) Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya)
Bahasa Surat:
1) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
2) Bahasa baku/ resmi, yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Bagian Surat:
1) Kepala surat
2) Tanggal Suar
3) Nomor Surat
4) Perihal
5) Alamat dalam
6) Salam pembuka
7) Isi surat
8) Salam penutup
9) Nama Jabatan (penutup surat)
10) Inisial
11. Tembusan

Bentuk Surat:
1) Resmi/Official Style
2) Lurus Penuh/ Full Block Style
3) Lurus/ Block Style/ Modified Block Style
4) Setengah Lurus/ Semi Block Stye
5) Sederhana/ Simplified Style
6) Lekuk/ Idented Style
7) Alinea menggantung/ hanging paragraf
8) Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice.

c. Pengurusan Surat
Pengurusan surat meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar.
1) Pengurusan Surat Masuk
Urusan kerja pengurursan surat masuk, yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka).
Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga, yaitu:
a) Pengurursan surat masuk biasa (rutin)
Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Selanjutnya, masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan.
b) Pengurusan surat masuk penting
Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila:
• Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
• Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian;
• Surat memerlukan tidak lanjut;
• Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan.
• Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain.
c) Pengurusan Surat Rahasia
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

2) Pengurusan Surat Keluar
a) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
b) Surat ke luar dibagi tiga golongan:
(1) Surat biasa
(2) Surat penting
(3) Surat rahasia.
c) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya.
d) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat.
e) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.
f) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu.
g) Kode surat ke luar, meliputi:
(1) Kode unit kerja
Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi.
• Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi.
• Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya
• Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah
Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan.
(2) Kode perihal
Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Umum:1785/102.1/SMU.01/KP/87
1785 Nomor urut surat ke luar
102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar
1 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I
Propinsi Jabar
SMU Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah
di Kab/Kodya tersebut.
KP Kode perihal kepegawaian
07 Tahun 2007

d. Uraian Format Pengurusan Surat
1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin), menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin.
2) Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali, kartu kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat, dan sebagai arsip pengganti.
Tata cara pengisian kartu kendali:
a) Kolom : M melambangkan surat masuk
K melambangkan surat ke luar
Bila yang dilayani surat ke luar maka huruf M dicoret dan bila yang dilayani surat masuk maka huruf K dicoret.
b) Kolom tanggal : Tempat tanggal penerimaan/ pengiriman surat
c) Kolom nomor urut : Tempat nomor urut penerimaan dan pengiriman
surat, dari 01 dan seterusnya dalam waktu
satu bulan.
d) Kolom indeks : tempat indeks / masalah dalam surat sesuai
cara pelaksanaan mengindeks arsip.
5) Kolom kode : Tempat kode/ tanda klasifikasi dan
penggolongan surat yang sesuai dengan pola
klasifikasi arsip yang berlaku.
6) Kolom hal : Tempat perihal yang termaktub dalam surat.
7) Kolom isi ringkas : Tempat ringkasan dari surat.
8) Kolom lampiran : Tempat jumlah lampiran dan macam lampiran
yang ada.
9) Kolom dari/kepada : Tempat dari/ kepada siapa surat diterima atau
dikirim. Untuk surat masuk, kata ”kepada” dicoret dan untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret.
10) Kolom pengolah : Tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat tersebut.
11) Kolom tanggal : Tempat tanggal surat yang diterima/ dikirim.
12) Kolom paraf : Tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah/ sekretaris pengolah.
13) Kolom nomor surat: Tempat nomor surat yang diterima/ dikirim.
14) Kolom catatan : Tempat keterangan yang perlu dicatat/ tunjuk silang kalau diperlukan.


e. Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Arsip harus dikelola dengan cara:
1) Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a) Sistem masalah,
b) Sistem abjad
c) Sistem tanggal
d) Sistem wilayah
2) Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan).
3) Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip.